Od 1 maja 2019 r. przedsiębiorca musi zapoznawać zatrudniane osoby, zanim rozpoczną u niego ewidencję na kasie, o zasadach jej prowadzenia. Następnie pracownik musi złożyć oświadczenie, że zapoznał się z tymi zasadami.

W przypadku osób, które prowadziły taką ewidencję przed 1 maja br., oświadczenie trzeba pobrać do 31 maja 2019 r., wcześniej informując je o zasadach prowadzenia ewidencji.

Wzór takiej informacji oraz oświadczenia stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas.

Każdy przedsiębiorca, który ewidencjonuje sprzedaż na kasie przy pomocy zatrudnionych osób, musi przed rozpoczęciem ewidencjonowania poinformować je o podstawowych zasadach tej ewidencji i pobrać oświadczenie. Informacja obejmuje podstawowe zasady prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania (§ 6 ust. 3-6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących). Wzór takiej informacji został określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Obowiązek ten dotyczy podatników bez względu na sposób i formę powierzenia zatrudnionej osobie prowadzenia ewidencji.

 Uwaga

Obowiązek informowania i pobierania oświadczeń dotyczy każdej osoby (bez względu na formę zatrudnienia), która będzie ewidencjonowała obrót na kasie.

Po zapoznaniu się z tymi informacji zatrudniona osoba, przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji, składa podatnikowi oświadczenie, którego wzór również został określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Oznacza to, że oświadczenie nie może mieć dowolnej formy. Informację o zasadach ewidencji oraz oświadczenie należy sporządzić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla podatnika i dla tej osoby.

Uwaga

Osoba, która rozpoczęła prowadzenie ewidencji przed 1 maja 2019 r., będzie miała obowiązek złożyć takie oświadczenie do 31 maja 2019 r. (§ 58 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

MF, uzasadniając w projekcie wprowadzenie tych obowiązków, stwierdziło, że mają one wymiar uszczelniający system VAT. Mają pełnić rolę prewencyjną w walce z szarą strefą i przeciwdziałać sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej lub wydawaniem np. paragonów kelnerskich w branży gastronomicznej.

Oświadczenie stanowi narzędzie zwiększania świadomości wśród zatrudnionych osób o związanych z tym obowiązkach oraz o odpowiedzialności karnoskarbowej za ich nieprzestrzeganie.

Odebrane przez podatnika oświadczenie powinno być przechowywane w jego dokumentacji księgowej.

Link do rozporządzenia. MF z 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących – Dz.U. z 2019 r. poz. 816

http://www.dziennikustaw.gov.pl/du/2019/816/1